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          大型會議禮儀接待 廣州會議禮儀

          [作者: 廣州活動策劃公司  時間:2022-06-15 13:21  閱讀:次]


          迎來送往, 是社會交往接待活動中最基本的形式和重要環節,是表達主人情誼、體現禮貌素養的重要方面。下面是為大家搜集的大型會議禮儀接待。

          大型會議禮儀接待 會議接待的禮儀常識

          根據參加會議的人數不同、會議接待的準備工作的內容不同以及會議接待的方式不同, 對會議的組織方法,禮儀要求也不同。

          首先是會議的籌備工作。

          根據會議規模, 確定接待規格。發放會議通知和會議日程。

          會議的通知必須寫明召集人的姓名或組織、單位名稱,

          會議的時間、會議的地點、會議的主題以及會議的參加者、 會議的會務費、應帶的材料、聯系方式等內容。通知后面要 注意附回執,這樣可以確定受邀請的人是否參加會議,準備參加會議的是否有其他要求等。對千外地的會議參加者還要附上到達會議地點和住宿賓館的路線圖。這個路線圖避免了外地人問路的許多麻煩。

          會議日程是會議活動在會期以內每一天的具體安排,它是人們了解會議情況的重要依據。它的形式既可以是文字的也可以是表格的。它可以隨會議通知一起發放。

          選擇會場。

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          選擇會場, 要根據參加會議的人數和會議的內容來綜合考慮。最好是達到一下標準:

          第 一 :

          大小要適中。會場太大, 人數太少, 空下的座位太多, 松松散散, 給與會者一種不景氣的感覺,會 場太小,人 數過多, 擠在一起, 像 鄉 下人趕集, 不僅顯得小氣, 而且也根本無法把會開好。所以, 英國的首相丘吉爾曾說:

          絕對不用太大的房間, 而只要一個大小正好的房間。

          第二:

          地點要合理。歷史召集的會議, 一兩個小時就散的, 可以把會場定在與會人員較集中的地方。超過一天的會議, 應盡 噩 把地點定的離與會者住所較近一些,免 得與會者來回奔波。

          第三:

          附屬 設施要齊全。會務人員一定要對會場的照明、通風、衛生、服務、電話、擴音、錄音等進行檢查, 不能夠因為上次會議是從這里開的, 沒 出什么問題, 就草率地認為這回也會同樣順利。否則, 可能會造成損失。

          第四:

          要有停車場?,F代社會召集會議, 一雙草鞋一把傘趕來開會的人已經不多了。轎車、摩托車都要有停放處, 會 才能開得成。


          會場的布置。

          會場的布置包括會場四周的裝飾和坐席的配置。

          一般大型的會議, 根據會議內容,在場內懸掛橫 幅。門口張貼歡迎和慶祝標語??稍跁鰞葦[放適當的輕松盆景、盆花;為使會場更加莊嚴, 主席臺上可懸掛國旗、黨旗或懸掛國徽、會徽。桌面上如需擺放茶杯、飲料, 應擦洗干凈, 擺放美觀、統一。

          坐席的配置要是和會議的風格和氣氛, 講究禮賓次序, 主要有以下幾種配置方法:

          O 圓 桌型。如果是使用圓桌或橢圓形桌子。這種布置使

          與會者同領導一起圍桌而坐,從而消除不平等的感覺。另外, 與會者能清楚地看到其他人的面容,因而有利于互相交換意見。這種形式適千1020  人左右的會議。座次安排應注意來賓或上級領導與企業領導及陪同面對面做, 來賓的最高領導應坐在朝南或朝門的正中位置, 企業最高領導與上級領導相對而坐。同級別的對角線相對而坐。

          @口字型。如果使用長形方桌。這種形式比圓桌型更適用于較多人數的會議。

          @教室型。這是采用得最多的一種形式, 它適用于以傳

          達情況、指示為目的的會議, 這時與會者人數比較多、而且與會者之間不需要討論、交流意見。這種形式主席臺與聽眾席相對而坐。主席臺的座次按人員的職務、社會的地位排列。


          主席的座位以第一排正中間的席位為上, 其余按左為下右為上的原則依次排列。

          準備會議資料。

          會務組應該準備有關會議議題的必要資料,這些資料在整理后放在文件夾中發放給與會者, 方便千與會者的閱讀和做好發言準備。

          會議前的接待禮儀。會前的檢查。

          這是對在準備工作階段考慮不周或不落實的地方進行

          的補救。比如檢查音像、文件、錦旗等是否準備齊全。提前進入接待崗位。

          接待人員應該在與會者到來之前提前進入各自的崗位、

          并進入工作狀態。一般的接待工作分以下幾個崗位。

          O簽到。

          設一張簽字臺, 配上 1- 2 名工作人員, 如果是要求接待檔次比較高,  可以派禮儀小姐承擔。簽字臺北有毛筆、鋼筆和簽到本。向客人遞鋼筆時, 應脫下筆套, 筆尖對自己, 將 筆雙手遞上。如果是毛筆,   則應醮好墨汁后再遞上。簽到本應精致些,以便保存。如需要發放資料,應禮貌地雙手遞上。  接待人員應經常向會議組織者匯報到會人數。

          @引座。

          簽到后。會議接待人員應有禮貌地將與會者引入會場就


          座。對重要領導應先引入休息室, 由企業領導親自作陪, 會議開始前幾分鐘再到主席臺就座。

          @ 接待。

          與會者坐下后, 接待人員應遞茶, 或遞上毛巾、水果, 熱 情向與會者解答各種問題, 滿足各種要求, 提供盡可能周到的服務。

          會議中的服務禮儀

          會議進行中的服務要做到穩重、大方、敏捷、及時。倒茶服務人員注意觀察每一位與會者, 以便及時為期天

          茶水。到誰是動作輕盈、快捷、規范。杯蓋的內口不能接觸桌面, 手指不能因在北口上, 不能發生杯蓋碰撞的聲音。一般是左手拿開背蓋,右手吃水戶,將熱開水準確倒入杯里,  不能讓茶水見到桌面上或與會者身上。杯子放在與會者桌上的右上面。如果操作不慎,出了差錯,應不動聲色地盡快處理, 不能驚動其他人,不能慌慌張張, 來回奔跑, 將與會者的注意力引到自己身上, 否則, 這將是極大的工作失誤。

          其他服務會議按擬定的程序進行, 應緊湊, 不要出現冷場的局面。這就要求各個工作人員嚴陣以待, 做好各項準備工作。如, 會議進行第一項:

          全體起立、奏國歌。這是音響應立即播放出國歌。又如, 大會宣布辦法榮譽證書, 組織人員應迅速將受獎人員排好隊,禮儀小姐把領導從主席坐席上引出來,另有禮儀小姐將


          證書一一遞上, 由領導頒發給受獎者。為使會場上的活動有條不紊,必 要時應將有關人員組織起來進行模擬訓練, 避免會場上出現混亂。

          如果與會者有電話或有人要相告特別重要的事, 服務人員應走到他身邊,輕聲轉告他。如果要通知主席臺上的領導, 最好用字條傳遞通知, 避免無關人員在臺上頻繁走動和耳語,分散與會者注意力。

          做好會后服務的準備。會議進行之中,就應為會后服務做好準備。如, 會后要照相, 就應提前將場地、椅子等布置好, 攝影師做好攝影的準備。另外, 會后的用車也應在會議結束前妥善安排。

          會后的服務

          會議結束后, 全部接待人員應分工明確地做好善后處理工作。

          組織活動會議結束后,有時還會安排一些活動。如聯歡

          會、會餐、參觀、照相等, 這些工作很繁瑣, 應有一位領導統一指揮和協調,而且這位領導要有很強的組織能力才能勝 任, 同時其他接待人員要積極配合, 各負其責, 做好自己分擔的工作, 以保證活動計劃的順利實施。

          送別根據情況安排好與會者的交通工具,使其愉快、及時地踏上歸程。

          清理會議的文件


          CD根據保密原則, 回 收有關文件資料。

          @整理會議紀要。

          @新聞報道。

          @主卷歸檔。

          @會議總結


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