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          會議策劃的基本流程 廣州會議策劃

          [作者: 廣州活動策劃公司  時間:2024-02-19 13:38  閱讀:次]

          在會議的決策過程中,會議的組織機構、問題、項目內容不同,決策的程序也不同,不管是會議的整體策劃,還是會議中具體的活動策劃,都需要依照科學的、具體的程序以及一定的步驟、章法去思考問題,科學的策劃程序包括確定目標、設計方案、執行方案這三大基本步驟。


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          (1)確定目標。確定合理的目標是會議策劃的起點和重要環節。

          ①要明確策劃的主題。目標不能脫離會活動主題。在策劃過程中,最重要的是明確主題。從復雜的頭緒中,針對目標,抓住重點;在解決問題的過程中,再有效地細分,選擇解決問題的切入點,從而更有效地解決問題。

          ②要明確策劃的重點。挖掘出策劃的對象。并制定出策劃對象的工作程序及標準,主題的明確,有利于具體工作的開展,是成功策劃的重要保證。

          ③要收集相關資料。對這些信息資料需要一定的刪減處理,并進行加工,才可能成為策劃創意的切入點。通過對資料的整理和分析,逐漸形成創意的維形。


          (2)設計方案。實現會議活動目標是會議活動策劃的終極目標,因此方案設計的各個環節和方面都要圍繞如何實現目標而展開,并制訂具體行動的途徑和方法。設計方案時需要注意的原則:

          ①要遵守量力而行的原則。從自身現有的條件、具備的能力出發,考慮項目的經費預算;同時,要盡可能挖掘內部潛力,充分利用內部條件和有利因素。

          ②要大膽創新。對于策劃而言,創新是關鍵。會議活動策劃也是如此。

          ③要細致全面。會議策劃方案考慮的是整個活動,因此,需要多方面的考慮,既顧全到會議活動的各個細節,又要體現出方案的獨創性。方案最后要形成文字稿,即策劃書。策劃書的寫作需文字簡明扼要,順序合理清楚,主題鮮明,必要時可輔以圖表、實物照片,設計模型等。


          (3)執行方案。通過會議策劃書,已基本確定會議實施的方案。最后需要制定各個步驟的實施細則,為確保方案的正確實施需做到:

          ①防范措施。為避免意外,會議策劃方案的實施也必須事先做好防范措施,準備好不同的預案,以備不時之需。同時,可以根據臨時狀況,隨時啟用。

          ②評估措施。既可以是對整個過程的總體評估,也可以是階段性的評估。對會議策劃過程來說,策劃書的完成不代表策劃的結束,保證方案的有效執行并且對策劃經過和結果做充分的分析、探討,汲取經驗或教訓,并在下次策劃中將其改善,如此才是一項完整的會議策劃工作。


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